La firma elettronica e la dematerializzazione dei documenti: sono questi gli obiettivi che moltissime aziende nell’ultimo anno si sono imposte di raggiungere. Riuscire ad offrire un servizio completo, eliminando una volta per tutte la carta e semplificando la convalida dei documenti sia per i clienti che per gli stessi dipendenti. Ormai sono sempre di più le realtà che hanno scelto di adottare la firma elettronica, ma vediamo nel dettaglio come funziona e come fare per sfruttare al meglio questo strumento digitale.
Firma elettronica: cos’è
La firma elettronica è un sistema di autenticazione completamente digitale, che non prevede l’utilizzo della carta e nemmeno la presenza in loco del firmatario. Tutto infatti può essere effettuato online: si riceve un documento in Pdf e con un semplice click lo si può convalidare, apponendo la propria firma digitale. Per poter utilizzare la firma elettronica è però necessario affidarsi ad un provider in grado di offrire tale servizio, come YouSign che è un’azienda europea divenuta ormai famosissima anche in Italia.
Per garantire sicurezza e semplicità d’uso, il provider deve rispettare alcuni requisiti di base: garantire dei protocolli di sicurezza di un certo tipo e offrire una piattaforma intuitiva.
Come funziona la firma elettronica
Per utilizzare la firma elettronica bisogna innanzitutto appoggiarsi ad un provider possibilmente completo come YouSign, che mette a disposizione delle aziende tutti gli strumenti utili non solo per l’uso della firma digitale ma anche per la sua integrazione all’interno di programmi, gestionali e sistemi impiegati dall’azienda.
Per utilizzare questo sistema di autenticazione, bisogna prima di tutto abbonarsi al provider, che solitamente offre pacchetti con pagamento su base mensile o annuale. Il prezzo è comunque conveniente, specialmente se si calcola l’effettivo risparmio su carta, toner e personale dedicato.
Il procedimento è poi molto semplice. YouSign invia il documento in formato Pdf via mail al destinatario, che lo riceve e può leggerlo direttamente dal proprio dispositivo. Per convalidarlo ed apporre la propria firma è sufficiente cliccare su un pulsante e confermare la propria identità inserendo il codice che si riceve via SMS. Non bisogna fare altro: con questi semplici passaggi è possibile firmare i documenti, che poi sono dunque pronti per essere inviati.
La sicurezza della firma elettronica
Un aspetto molto importante riguarda la sicurezza della firma elettronica, che naturalmente deve rispettare determinati protocolli. YouSign si serve di vari sistemi per prevenire i rischi, come il codice OPT appunto che viene inviato direttamente dal provider al firmatario e ha una validità di breve durata. Si tratta in sostanza di una password temporanea, associata alle proprie informazioni di contatto, che va inserita per confermare la propria firma elettronica.
Sono previsti inoltre sistemi di crittografia ed un dossier di prova con marcatura temporale, che viene generato ed archiviato in automatico. Non può inoltre mancare il sigillo elettronico sui documenti firmati, che ne garantisce l’autenticità e conferma che non è avvenuta alcuna manomissione dei dati da soggetti terzi.
Questi sono tutti dettagli importanti, che garantiscono la sicurezza di tutto il procedimento e prevengono rischi di varia natura.